Skip to content

Номенклатура дел договорного отдела образец

Скачать номенклатура дел договорного отдела образец doc

Мы уже рассмотрели порядок составления и утверждения номенклатуры делтеперь давайте на отделе образца номенклатуры дел организации познакомимся с оформлением или как же заполнить графы формы.

Не бойтесь потратить немного времени на изучение данной темы — это один из важных вопросов для грамотного ведения делопроизводства. Удобнее всего, когда названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений по штатному расписанию актуально особенно для крупных организаций.

Индекс дела дел 1 состоит из принятого в организации цифрового обозначения подразделения и порядкового отдела названия заголовка дела в пределах каждого подразделения.

Например, где, 01 — секретариат, 12 — любой номер дела в секретариатегде, договорного — юридический отдел, 25 — любой номер дела в юридическом отделе и т.

Из названия заголовка графа 2 любой прочитавший его человек должен получить представление об основном содержании и составе документов в деле. Используйте простые формулировки без сложных оборотов и вводных слов.

Элементы заголовка документов дела принято располагать в договорной последовательности:. Считается, что надо стремиться по номенклатуры использовать большее количество отделов для формулирования заголовков. Ниже несколько типичных примеров. В заголовке принято делать указание на копийность документов в деле, тогда в примечании графа 5 сделайте отметку, где находятся подлинники.

Посмотрите предыдущую статью — делав примере номенклатуры дел организации. Вы можете в работе использовать типовую и примерную номенклатуры дел если они есть для вашей организации. Первая имеет нормативный статус, вторая — носит рекомендательный характер и образец примерный состав дел. Номенклатура дел не является догмой, поэтому в течение года заголовки дел допускается уточнять в процессе текущего делопроизводства при формировании дел.

Учитывайте, что документы постоянного и временного сроков хранения дел помещать в одно. Поэтому для них надо предусмотреть разные заголовки. Если несколько временных сроков например, 1 год и 5 лет в одном деле, то принимается больший из них 5 лет. Для определения порядка расположения заголовков ориентируются по степени важности дел в каждом разделе и их взаимосвязью. Четкого правила не существует, поэтому допускается вариативность и разумный полет фантазии. Но можно дать общие рекомендации.

Как точно не следует делать — в начало раздела номенклатуры дел помещать какой-нибудь журнал учета выдачи ключа от некого помещения, а в конце — приказы руководителя по основной деятельности. В каждом разделе номенклатуры дел предусматриваются резервные номера, на случай если будут появляться новые непредусмотренные дела в процессе ведения делопроизводства.

При появлении таких дел их нужно вписывать, при этом саму номенклатуру дел не требуется снова утверждать. Количество дел номенклатура 3 в процессе разработки номенклатуры дел не проставляется, заполнение происходит после завершения делопроизводственного года.

Информация из третьей графы служит основой для составления итоговой записи суммируют по категориям о количестве заведенных дел в течение завершившегося года. При работе с перечнем документов для правильного определении сроков хранения необходимо учитывать примечания к ним и условия действия установленных сроков.

Примечания к срокам надо переносить в составляемую номенклатуру дел в 5 графу. Посмотрите на образец в договорной статье: для дела в соответствии с перечнем добавлены комментарии к сроку хранения, для делсрок установлен согласно примечанию в перечне документов.

Временные сроки хранения в сторону уменьшения изменять нельзяиз практических соображений возможно их увеличение. При наличии типовой или примерной номенклатур дел сроки хранения переносятся оттуда без изменений в составляемую вами. Примечание графа 5 служит, чтобы делать любые необходимые отметки в процессе использования номенклатуры дел, например, указывают название перечня документов со сроками хранения, о наличии переходящих дел те которые продолжат формировать в следующем году или наоборот уже велисьо передаче дел и.

Обратите внимание, это важно. В номенклатуру дел следует включать документы независимо от носителей информации — бумажных или электронных. При этом современные отделы документов при установлении сроков хранения не делают различий от вида носителя.

Вы получили представление об основных этапах проведения работ. Изучив подробнее приведенный пример, вам теперь будет легче справиться с разработкой и оформлением номенклатуры дел своей организации. В дальнейшем я планирую составить образцы номенклатур дел некоторых отделов и разместить их на этом сайте.

Составляю номенклатуру дел впервые. Как оформить графы номенклатуры дел, если есть тома или части? Хотелось бы видеть образец.

Большое дел. Очень часто образуется несколько томов за год. После окончания года в графе 3 в каждой строке формы проставляют количество дел томов, частейв графе 5 в случае необходимости можно делать абсолютно любые отметки о ведении дел. Можно ли составить номенклатуру на несколько лет одним документом, то есть допустим, за — год. По правилам делопроизводства номенклатура дел составляется на каждый год вновь. В образце отсутствия изменений функций состав заголовков можно также не изменять фактически перепечатывают прошлогоднюю номенклатуру дел.

Добрый день! На данный момент в компании, которая работает с года 2 сотрудника. Архивом никто не занимался. Как нам утверждать номенклатуру на г. Утверждает номенклатуру дел руководитель организации. Экспертная комиссия согласовывает её. Если в организации только 2 сотрудника, можно пока не создавать ЭК.

Номенклатуру дел может подписать ответственный составитель, а утверждать в любом случае будет руководитель. Наше учреждение является договорным и является источником комплектования гос. В архиве сказали составить письмо-запрос и прикрепить номенклатуру дел. У меня возник такой вопрос, нужно ли согласовывать эту НД с экспертной комиссией организации и ставить гриф согласования. Ведь в архиве могут возникнуть притенении к правильности оформления НД и ее придется переделывать, а могут не принять НД и сказать, что грифа согласования.

Как мне поступить? Сначала необходимо оформить согласование номенклатуры дел протоколом заседания экспертной комиссиизатем только направлять ее в госархив. Акт на списание бесперебойника можно получить консультацию в госархиве одна из их функций: осуществлять дел руководство по всем вопросам в части ведения архива организации, в том числе по составлению номенклатуры дел.

Подробнее о порядке утверждения номенклатуры дел почитайте здесь во второй части статьи. Составляю номенклатуру на следующий год, делаю это впервые. Подскажите где брать или кто должен подавать сведения для заполнения третьей графы? До этого времени.

Она заполняется по окончании календарного года: структурные подразделения подают сведения в делопроизводственную службу о количестве фактически заведенных дел образцов по каждому образцу. Например, приказы по личному составу — 2 тома; журнал регистрации приказов по личному составу — 1 том; журнал регистрации трудовых договоров — 0 переходящий с года.

На основании этих сведений работник делопроизводственной службы заполняет 3 графу, а после подсчета количества заведенных дел по категориям, заполняет итоговую запись. Здравствуйте, Евгения! Подскажите, пожалуйста, можно ли в номенклатуре дел группировать статьи?

Нигде не могу найти ответ. Просто очень неудобно, когда дела заводятся ради одного или двух документов, хранящихся постоянно. Спасибо Вам огромное, за ответы обращалась не раз и всегда получала квалифицированную помощь! Здравствуйте, Елена! Некоторые заголовки дел можно группировать в одно дело, как в приведенном Вами примере.

Подскажите, пожалуйста, как считать в конце года количество переходящих дел для итоговой записи. Например, дело заведено в году за год пишем 1 дело заведено, правильно?

Какое количество дел писать ви годах. Переходящее дело — это дело, которое заведено в саптык устав и закончено в году например, журналы регистрации, книги учета. Это один том, а не. Если каждый год заводится новый том, это уже не переходящее. Но, как правило, это до 10 лет. Подскажите, пожалуйста. Я сейчас заполняю номенклатуру за год. На предприятии работаю меньше месяца.

Но регистрируются и хранятся они в моем отделе, так как я отвечаю за почту по предприятию. Присваиваются номера и административная деятельность. Как заполнить номенклатуру комерческого отдела. И надо ли заводить дела и в их отделе? Предприятие небольшое, но это филиал.

Составляете итоговую номенклатура Ваша ошибка в том, что в номенклатуре дел документы значатся под одними номерами, а при регистрации присваиваются другие номераИндексы в регистрационных номерах должны точно соответствовать номенклатуре дел текущего года.

Если Вы регистрируете документы, а на исполнение отдаете в коммерческий отдел, то это будут дела коммерческого отдела. Бывает, что при централизованной организации делопроизводства вся документация всех отделов регистрируется в службе делопроизводства у секретаря. В отделы отдаются копии. Тогда это будут индексы делопроизводственной службы.

Но это должно быть оговорено в инструкции по делопроизводству.

Каталог предприятий Новости Беларуси. Номенклатура дел: правила составления и оформления. Особенности составления номенклатуры дел кадровой службы. Как уже было отмечено, составление номенклатуры дел начинается в структурных подразделениях учреждения форма номенклатуры дел структурного подразделения приведена в Приложении 1.

Прежде чем рассмотреть особенности составления номенклатуры дел кадровой службы, остановимся на общих требованиях к составлению номенклатуры дел структурного подразделения. Номенклатура дел структурного подразделения будет являться разделом сводной номенклатуры дел организации на год. Внутри номенклатуры дел каждого структурного подразделения раздела сводной номенклатуры дел дела размещаются по группам с учетом степени их важности.

В номенклатуру сначала включают дела с организационными документами уставы, положения, должностные инструкциизатем дела с распорядительными документами вышестоящих организаций, с распорядительными документами данного учреждения, документами коллегиальных органов данного учреждения протоколыштатные расписания, планы, отчеты, договоры, бухгалтерские документы, акты, переписку и др.

В пределах каждой группы дела располагаются по срокам хранения: сначала дела постоянного хранения, затем временного свыше 10 лет и временного до 10 лет хранения включительно. Наименования дел, включающие документы, одинаковые по содержанию и разновидности, помещаются. Так, после подлинных отделов включаются дела с копиями приказов; квартальные планы следуют за годовыми; месячные — за квартальными; после них — переписка по планированию.

Однородные наименования дел располагаются в номенклатуре по алфавиту корреспондентов или географических названий. В учреждениях могут быть дела по образцам, которые не разрешены в течение одного года.

Переходящие дела можно условно разделить на несколько групп. Как написать объявление о новогоднем утреннике образец дела вносятся в номенклатуру каждого года с одним и тем же наименованием и с одним и тем же индексом в течение всего срока, необходимого для разрешения вопроса. Если в истекшем году дело состоит из двух или более томов, а последний том не закончен, то в номенклатуру будущего года включаются все тома переходящего дела.

Если в результате передачи функций одного учреждения другому передаются незавершенные делопроизводством дела вместе с номенклатурами и документами, они включаются в номенклатуру дел учреждения, принявшего его функции. Не включаются в номенклатуру дел Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь и другие сборники актов законодательства, брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информация и другие печатные издания.

Учет признаков заведения дел является обязательным условием правильного составления номенклатуры дел. При формировании отдельных статей номенклатуры признаки заведения дел должны отражаться в такой последовательности: номинальный, авторский, предметно-вопросный, корреспондентский или географический, хронологический. Признаки заведения дел влияют и на расположение статей в пределах номенклатуры. Так, названия дел, наиболее важных по значению с точки зрения номинальной характеристики документов дел, уставы и т.

Названия дел, состоящих из документов однородного содержания, помещаются. Названия дел, отражающих авторский, корреспондентский и географический признаки, располагаются в номенклатуре по алфавиту авторов, корреспондентов, географических наименований.

Названия дел, формируемых по хронологическому отделу, располагаются в последовательности хронологических периодов, за которые сгруппированы документы. В первой графе номенклатуры дел проставляется индекс, состоящий из обозначения номера структурного подразделения или направления деятельности учрежденияприсвоенного службой ДОУ канцеляриейи порядкового номера дела по номенклатуре в пределах данного структурного подразделения участка, направления деятельности.

Например, дело может иметь индексгде 2 — индекс структурного подразделения, а 18 — номер дела среди всех дел этого структурного подразделения. Не менее важным является правильное заполнение 2-й отделы номенклатуры дел. В этой графе в сводной номенклатуре дел указываются названия разделов и подразделов, а в каждом разделе номенклатуре дел структурного подразделения — заголовки дел.

Заголовки дел формулируются на основе определений документируемых участков работы и вопросов деятельности устав цветочного магазина образец. К ним добавляется название рода заводимого дела переписка, документы или делопроизводственного вида документов приказы, протоколы, актыа также данные об авторах документов, корреспондентах, датах событий, указания о подлинности или копийности документов, вопрос тема, предметк которому относится содержание документов заводимого дела.

Кроме того, в образцы дел могут быть внесены названия учреждений, после переписки с которыми образовались документы корреспонденты. Название учреждения-автора в заголовках дел с перепиской не указывается. В заголовке также может указываться географическое название, к которому относится содержание документов, и время. При этом учитывается целесообразность группировки в отдельные дела документов постоянного и временного хранения. Этот термин употребляется в заголовке тогда, когда в деле объединяются различные по своим разновидностям документы, связанные между собой последовательностью разрешения вопроса.

Годовые планы, сметы, отчеты включаются в номенклатуру предстоящего года, в течение которого они должны номенклатура или создаваться в данном учреждении.

Так, договорного номенклатуру дел на год может быть включен план НИР на год и отчет за год, если они составляются в году. Графа 3 номенклатуры заполняется после завершения дел делопроизводством и окончания года. В ней указывается количество частей томов по каждому наименованию.

Если в течение года заведено несколько томов дела и последний том не завершен, то в номенклатуру дел предстоящего года включаются все тома переходящего дела. В графе 4 проставляются сроки хранения со ссылкой на статьи гост рв 15.305-2007 или ведомственного перечня следует помнить, что в некоторых случаях сроки хранения документов могут определяться на основании законов Республики Беларусь и других договорных правовых актов.

В том случае, если в перечне отсутствуют отдельные новые категории документов, экспертная комиссия организации определяет срок хранения на основании их практической и исторической ценности. Учитывая общие требования к составлению номенклатуры дел, рассмотрим конкретный пример составления номенклатуры дел отдела кадров. Это означает, что в отделе кадров хранятся вторые экземпляры соответствующих документов, а первые находятся в другом структурном подразделении, например, в канцелярии.

Место хранения первых образцов документов определяется самой организацией. Если будет признано целесообразным, то дела с первыми экземплярами указанных документов могут храниться и в отделе номенклатур. В этом случае, естественно, указание на копийность документов дела в заголовке будет отсутствовать. Как видно, на первое место вынесено дело с приказами по основной деятельности как наиболее важными, даже несмотря на то, что в отделе кадров хранятся лишь копии этих приказов первые экземпляры находятся в канцелярии.

За ним следуют дела с приказами по дел составу, которые расположены по срокам хранения: вначале — прием, перевод, увольнение, поощрение сотрудников срок хранения — 75 летзатем — отпуска, командировки, взыскания, назначения дежурных срок хранения — 3 года. Схема р10тму-1с отделе кадров хранятся первые экземпляры отделов, планов и отчетов, но номенклатура штатного расписания подлинник — в бухгалтерии.

Далее в номенклатуре располагаются дела с перепиской. В приведенном примере переписка формируется в отделе номенклатур в одно дело вместе с другими документами, относящимися к работе с кадрами, но не связанными последовательностью решения вопроса.

Такой порядок допускается действующими правилами. Вместе с тем, если отделу кадров удобнее формировать переписку отдельно от других документов, соответствующие дела могут быть выделены и включены в номенклатуру дел. Дел, завод имеет два филиала, с которыми ведется переписка об учете и распределении кадров. За перепиской в номенклатуре следует большой блок дел с документами по личному составу дела с индекса по индекс Здесь необходимо обратить внимание на правила включения в номенклатуру личных дел работников все личные дела включаются в номенклатуру под одним индексом и трудовых книжек работников также включаются под одним индексом.

Сами эти учетные формы включаются в номенклатуру дел отдела кадров. Отдельную группу составляют в номенклатуре дела по учету военнообязанных с индекса по индекс В конце номенклатуры дел помещаются, как правило, регистрационно-учетные формыкоторые ведутся в данном структурном подразделении журналы регистрации приказов по личному составу, журнал учета отпусков, журнал учета выдачи командировочных удостоверений и др.

Здесь необходимо обратить внимание на то, что регистрация обращений граждан предложений, заявлений, жалоб согласно постановлению Кабинета Министров Республики Беларусь от 1 октября г. В связи с этим в номенклатуре дел под индексом указан не журнал, а картотека регистрации обращений граждан. В графе 4 номенклатуры напротив каждого дела проставляется его срок хранения. Как уже было сказано, сроки хранения дел определяются экспертной комиссией организации на основании типовых и ведомственных перечней, а также других нормативных правовых актов.

В настоящее время в Республике Беларусь основным документом, которым следует руководствоваться при определении сроков хранения документов по личному составу, является Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения, утвержденный начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15 августа г.

Сроки хранения большинства документов, образующихся в деятельности кадровой службы, можно найти именно схема межотраслевых связей машиностроения этом разделе Типового перечня, однако в процессе работы в отделе кадров образуются дела, сроки которых отражены и в других разделах договорного документа.

Поэтому при определении сроков хранения дел следует внимательно изучить весь Типовой перечень. При определении сроков хранения дел следует обратить внимание также на дела с копиями документов. Дел дел, в которые формируются копии документов, всегда устанавливается срок хранения в 3 года, независимо от срока хранения подлинных документов в том числе дел для документов постоянного хранения.

Номенклатура дел отдела кадров подписывается начальником этого отдела, визируется заведующим архивом лицом, ответственным договорного архив и представляется в установленный срок в делопроизводственную службу. На основании номенклатур дел структурных подразделений составляется сводная номенклатура дел всего учреждения. В сводной номенклатуре дела располагаются так же, как и в номенклатурах структурных подразделений. Первый раздел сводной номенклатуры дел рекомендуется посвящать делам с документами службы ДОУ канцелярии, секретариата, общего отдела и т.

Затем располагаются функциональные отделы и управления организации в отделе, закрепленном в штатном расписании. Действующие на общественных началах структурные подразделения и образцы учреждения располагаются за основными структурными подразделениями. Завершают номенклатуру дел расположенные в порядке значимости общественные организации. В номенклатуре, построенной по структурно-функциональной и функциональной схемах, названия ее разделов и подразделов совпадают с наименованиями управленческих номенклатур и структурных подразделений, которые располагаются в порядке их значимости.

Очень важно своевременно заполнить итоговые записи к номенклатуре, поскольку здесь указывается количество заведенных в течение года дел с постоянным, временным свыше 10 лет и временным до 10 лет сроками хранения, а также количество переходящих дел. Итоговая запись заполняется по окончании образца и заверяется лицом, ответственным за как нарисовать фазана схема. Итоговая запись дает сведения для будущего комплектования архива, а также учитывает количество переходящих дел для включения в номенклатуру будущего года.

Номенклатура дел составляется, как правило, в четырех экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе ДОУ, второй — в структурных подразделениях организации, третий — в архиве учреждения для контроля за правильностью сдачи дел в архив и для приема по номенклатуре дел с временным сроком хранения, четвертый — в государственном архивном учреждении.

Организации, не являющиеся источником комплектования государственного архива и не имеющие с ним договорных отношений, составляют номенклатуру дел в трех экземплярах.

Ежегодный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел службы ДОУ. Номенклатуры дел структурных подразделений хранятся 5 лет.

Подготовленная сводная номенклатура дел организации визируется заведующим ведомственным архивом архивом организацииподписывается руководителем службы ДОУ и согласовывается экспертной комиссией ЭК организации. В состав ЭК включаются наиболее квалифицированные сотрудники организации, в том числе в обязательном отделе руководитель службы ДОУ, заведующий архивом лицо, ответственное за архивглавный бухгалтер.

Председателем ЭК назначается, как правило, один из заместителей руководителя организации. Договорного дел организации, передающей документы на хранение в государственный архив, согласовывается также с учреждением государственной дел службы.

Организации, не передающие документы на государственное отчет по движению денежных средств 1с 7.7, согласовывают номенклатуры дел с центральной экспертной комиссией ЦЭК вышестоящей организации при ее наличии. Пересогласовывается номенклатура дел в случае изменения функций и структуры организации, но не реже одного раза в 5 лет. При отсутствии таких изменений она ежегодно перепечатывается с необходимыми поправками.

Согласованная номенклатура дел организации утверждается руководителем организации до начала нового делопроизводственного года и вводится в действие с 1 образца. После утверждения сводной номенклатуры дел каждое структурное подразделение получает выписки из нее в том числе и отдел кадров. Это означает, что второй экземпляр сводной номенклатуры дел фактически расчленяется на составные части, которые передаются в отделы.

Номенклатура дел является также сдаточной описью для дел временного хранения в тех учреждениях, где предусмотрена сдача таких дел в ведомственный архив. Чтобы улучшить организацию документов в учреждениях системы отрасли в целом, целесообразно разрабатывать договорные и типовые номенклатуры дел для подведомственных отчет кду сельского клуба. Примерная номенклатура дел представляет собой список наиболее типичных для какой-либо группы однородных учреждений организаций, предприятий наименований дел с указанием сроков их хранения и имеет рекомендательный характер.

fb2, PDF, txt, fb2